【Zoom運用】ブレイクアウトルームの最初の設定と、ルーム割り当ての工夫ポイント

いつもお世話になっております。


こちらは、私たちZoomオペレーターが日々のサポートからお伝えしたいZoom機能やちょっとした情報をお伝えしていくページです。


今回は、「ブレイクアウトルームの設定」。


Zoomでの会議やイベントの際、ブレイクアウトルームを使用する機会は多いと思います。


少人数に分かれて交流したり、話し合ったりと、参加する側にとっては大変便利な機能です。


しかし、Zoomを運用する側としては最初の壁となる機能ではないでしょうか。


この記事によって、その壁がすこしでも低くなれば幸いです。


まずは第1段階。ブレイクアウトルームをつくろう!


まずは、ブレイクアウトルームの機能について見ていきましょう。


画面下にある「ブレイクアウトルーム」をクリックすると、上から、


「1のブレイクアウトルームを…(カーソルを合わせると「作成」と続きます)、「自動で割り当てる」「手動で割り当てる」「参加者によるルーム選択を許可」と表示されます。


それぞれ、機能としては以下のとおりです。


・1のブレイクアウトルームを…(作成):ここで、作成するルーム(小会議室のようなもの。以下、「ルーム」で統一します)の数を選択します


・自動で割り当てる:参加者をランダムでルームに割り当てる


・手動で割り当てる:1人ずつルームに割り当てる


・参加者によるルーム選択を許可:ホストや共同ホストにならなくても、参加者が自分でルームの行き来をできる権利を与えるかどうかを選択。ブレイクアウトルームをスタートすると、参加者自身で「参加」ボタンから入室します。(バージョン5.3.0以降より可能)


その会議やイベントでブレイクアウトルームを使用することが決まっている場合は、事前に、「ブレイクアウトルームは何回おこなうのか」、割り当てる際には「すべて自動で割り当てるのか」「すべて手動で割り当てるのか」「自動と手動を組み合わせて割り当てるのか」「参加者に部屋の移動を許可するのか」を確認しておきましょう。


なぜなら、少人数であれば1分もかからず設定ができますが、10人、20人……と人数が増えていくと、それだけ1回あたりの設定時間が長くなってしまうからです。


では、操作について、よく使われる「手動」で見ていきましょう。


たとえば、2つのブレイクアウトルームで手動で割り当てることにします。


ルームの数を「2」に変更し、「手動で割り当てる」を選択、「作成」をクリックします。


「ルーム」が2つできていますね。


まず、設定しなければならないのは、左下の「オプション」です。


これを忘れて「すべてのセッションを開始」をクリックしてしまうと、前回使用した設定のまま、参加者をブレイクアウトルームに送ることになり、時間が説明と違うものになるなど、参加者に不安を与えかねません。まずは、オプションを設定します。


オプションを開くと、


・参加者によるルーム選択を許可


・割り当て済みの全参加者を自動でブレイクアウトルームに移動


・ブレイクアウトルームは次の時間後に自動的に閉じます。〇分後


・時間切れ時に自分に通知


・ブレイクアウトルームを閉じた後のカウントダウン


 カウントダウンタイマーを設定


と出てきます。


ここが重要! ルームの設定は早急に


それぞれの機能について見ていきましょう。


<参加者によるルーム選択を許可>

こちらは、ブレイクアウトルームを作成する最初の画面に出てきたものと同じ機能です。最初の画面で「このブレイクアウトルームは参加者がルームを選択して入室できる」と設定するか、ルームを作成後にこの設定をおこなうか、というタイミングの違いですね。


最初の画面で設定しなかった場合に、ここでチェックを入れると参加者が移動できるようになります。反対に、ルームの移動をおこなわない場合はチェックを外しましょう。



<割り当て済みの全参加者を自動でブレイクアウトルームに移動>

こちらは、基本的にチェックを入れたままにしておくことをオススメします。


チェックを外すと、参加者の画面に「ブレイクアウトルームに参加」という表示がされ、参加者が「参加」をクリックしないと、ブレイクアウトルームに参加できないからです。


また、「参加ボタンがなくなった」という参加者からの問い合わせがくることも多いので、ここはチェックを入れて、自動的に移動してもらうようにしましょう。



<ブレイクアウトルームは次の時間後に自動的に閉じます。〇分後 時間切れ時に自分に通知>

ブレイクアウトルームをどれくらいの時間おこなうか設定できるのが、この機能です。


20分間なら、チェックを入れて「20分後」と設定しましょう。確認しておきたいのは「時間切れ時に自分に通知」。こちらは、20分間終了の際に自分にお知らせを表示するかどうかを選択するものです。ここにチェックを入れていると、時間が終了した際に「今すぐ閉じる」か「ブレイクアウトルームの公開を維持」という選択肢が現れます。「今すぐ閉じる」をクリックすると、ブレイクアウトルームを終了することができます。(参加者の戻り時間に余裕を持たせたい場合は、次に説明します「ブレイクアウトルームを閉じた後のカウントダウン」を設定します)


ここで、「ブレイクアウトルームの公開を維持」を選択すると、ブレイクアウトルームはそのまま継続。


「すべてのセッションを停止」をクリックすると、終了することができます。


<ブレイクアウトルームを閉じた後のカウントダウン カウントダウンタイマーを設定>

ブレイクアウトルームを参加者として体験したことがある方は、「あ、途中で終わっちゃった」という経験が1度はあると思います。


その急に戻された感をやわらかくしてくれるのが、この機能です。


ブレイクアウトルームの時間数が終了した際に、何秒の余裕をつくるか。参加者にとっては「あと60秒あるので、ちょっと気持ちゆるめましょうか」「あとから参加したので自己紹介させてください」と、余裕をもって時間を使うことができます。


参加者リストをチェックしたら、どんどんルームに入れていこう!


ここまで、ブレイクアウトルームの機能や設定についてお話してきました。


あとは、参加者を割り当てていくのみです。


会議やイベントなどであれば、事前に参加者を把握していると思います。参加者が入室してきたら、参加者リストをチェックし、どんどんルームに割り当てていきましょう!


1回目のブレイクアウトルームまで時間があれば、会が始まっても問題ないかもしれませんが、ブレイクアウトルーム開始直前に作業をしてしまうと、慌ててしまい、ミスを招いてしまうことも。「山田さん参加→ルーム1へ入れる」という流れにしたほうが後から設定するよりもスムーズで安心ですよ。


また、事前にだれをどのルームに割り当てるのかを決めていると、よりスムーズに設定できます。


ルーム1を「★チーム」とし、参加者には名前の前にチーム名や記号を入れてもらう。そうすることで、グッと作業時間を短縮できるはずです。


※ちなみに、ルーム名の変更は、ルーム名の横にカーソルを合わせると「名前の変更」と出てきますので、そこから変更が可能です。


以上、Zoomのブレイクアウトルームの設定についてお話してきました。


今回は1回目の設定についてお伝えしましたが、2回目以降のブレイクアウトルームでは、参加者の入れ替えなどもおこなうことができます。その方法については、また次回以降に。


また、ブレイクアウトルームだけではなく、Zoomを運用するうえでは、まだまだ工夫できるポイントがあると思っています。


みなさんの工夫ポイントも、ぜひ私たちに教えてください。


それでは、みなさまのzoomライフが、よりよいものになりますように!



貸会議室アットビジネスセンター オンラインセミナーサポートテクニカルサポーター

タナカミカ

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